Tuotepohjassa voi olla hyväksyntätyönkulku esimerkiksi silloin, kun tilaamisen jälkeen aineisto tai tilausmäärä täytyy tarkistaa ennen kuin tilaus siirtyy käsiteltäväksi tuotannossa.
Tilaajan näkökulmasta ero normaaliin tuotteeseen on se, että tilatun tuotteen siirtyminen tuotantoon vaatii toisen käyttäjän hyväksynnän. Kun palvelusta tilataan tuotteita, jotka vaativat hyväksynnän, palvelusta lähtee tilauksen jälkeen automaattisesti viesti hyväksyjille. Tilaajan ei tarvitse olla yhteydessä hyväksyjään.
Tilaaja saa sähköpostitse kuittauksen tilauksen hyväksynnästä tai hylkäyksestä. Jos tilaus on hyväksytty, se etenee normaalisti tuotantoon, eikä tilaajalta vaadita toimenpiteitä. Jos tilaus on hylätty, ja tuotteeseen täytyy tehdä muutoksia ennen tuotantoon siirtämistä, tilaajan täytyy tehdä uusi tilaus hyväksyjän ilmoittamien korjauspyyntöjen mukaisesti.
Hyväksyjien roolina hyväksyntätyönkulussa on valvoa, että kaikkiin hyväksyntää vaativiin tilauksiin reagoidaan (hyväksytään tai hylätään tilaus), jotta tilaukset saadaan tuotantoon. Kaikista hyväksyttävien tuotteiden tilauksista tulee hyväksyjille automaattisesti ilmoitus sähköpostitse. Hyväksyjillä on tilauskanavassa pääsy hyväksyntänäkymään, jossa tilaukset voi joko hyväksyä tai hylätä.
